Một chủ đề rất hay mà không có thớt nào "luận" riêng.
Với trải nghiệm đã cầy sới hệ thống của hơn chục DN và triển khai phần mềm quản lý toàn diện, em mạo muội góp thêm mấy góc nhìn.
Thường các DNVN (quy mô vừa và nhỏ) mắc phải một số vấn đề sau:
* một hệ thống chính sách, một quy trình áp dụng cho nhiều mảng kinh doanh khác nhau. Nhiều nghiệp vụ không tương đồng, nhưng áp dụng chung một quy định, giống như quy trình khai thác vận hành phương tiện áp dụng chung cho cả tầu thủy, xe tải và máy bay, nó chỉ giống nhau phần chung nhất là vận tải hàng hóa và người, còn lại là khác nhau.
* mô hình hoạt động (bố trí phòng/ban), tổ chức nhân sự (chức danh nghề nghiệp), mô tả công việc...lắp ghép, chắp vá, làm cho có, cho đủ hồ sơ, không phải xây dựng để hoạt động cho chính mình. Như tổ chức thi đấu thể thao, điểm chung là có tấn công, phòng thủ, nhưng tổ chức đội bóng đá khác với đội bóng chuyền (mô hình tổ chức), vị trí các cầu thủ (tổ chức nhân sự) khác nhau, và nhiệm vụ mỗi cầu thủ (mô tả công việc) các cầu thủ cũng khác.
* không có hệ thống đánh giá công việc đầy đủ. Trừ mảng kinh doanh (sale), hoặc công ty chuyên về thương mại có chỉ tiêu rõ là danh thu, thì các DN ngành khác như đầu tư, SX...thường không có hệ thống định lượng, đánh giá chất lượng công việc một cách đầy đủ và khoa học.
* Điều lệ, quy chế, quy định, quy trình, hệ thống báo cáo, dữ liệu ...thường do các bộ phận soạn thảo độc lập, quản lý cục bộ, không có sự thống nhất chung.
Điều đáng nói là các chủ DN VVN dường như rất ít nhận ra rằng, những vấn đề trên là nguyên nhân gốc, dẫn đến sự chồng chéo, kém mạch lạc trong hệ thống của họ.
Do vậy, bất kể phần mềm nào cũng không đáp ứng được.
Liên quan đến 3 vấn đề này của cụ, có một vị trí trong ngành phần mềm gọi là Kỹ sư phân tích nghiệp vụ (BA - Bussiness Analysis). Một kỹ sư BA giỏi sẽ giải quyết được 3 vấn đề cụ nêu. Trong chương trình đào tạo chứng chỉ CCBA, đào tạo nhiều kỹ năng khai thác tìm hiểu thông tin rất chi tiết, kiểu như kỹ năng phỏng vấn trực tiếp các đối tượng liên quan, kỹ năng tìm hiểu nghiệp vụ đang vận hành v.v...
Ngoài 3 vấn đề cụ nêu, kỹ sư BA giỏi sau khi thấu hiểu cặn kẽ hoạt động của doanh nghiệp, không chỉ đơn giản là tin học hóa quy trình đó, bê nguyên quy trình đang có vào phần mềm, mà phải tư vấn, đưa ra được giải pháp nghiệp vụ tối ưu hơn cái đang có rồi mới tin học hóa.
Tiếc là ở Việt Nam có vẻ kỹ sư BA đang bị hiểu thành người ngồi gõ Word để văn bản hóa nghiệp vụ mà khách hàng nói rồi đi ký chốt với khách hàng
Em đang nói trong phạm vi doanh nghiệp nhỏ, doanh nghiệp lớp, đủ nguồn lực làm quy trình, ISO, tối ưu hóa từng giai đoạn thì em chưa bàn ở đây.
BA như cụ nói doanh nghiệp nhỏ không thuê được, lợi nhuận cả tháng chưa chắc bằng lương của họ
Bạn thân em trước làm BA cho IBM, Oracle, sau đó chán đi khắp thế giới không lúc nào lo thiếu việc và tiền, em cũng mày mò lập trình các phần mềm nhỏ theo công việc nên cũng hiểu rõ công việc của bạn.
Tìm được một BA giỏi không hề dễ dàng
BA giỏi chính là người nắm được hoạt động ngóc ngách của cả hệ thống, theo ý của em thì đối với doanh nghiệp nhỏ người cầm trịch cũng phải là người như vậy mới có cơ hội cải tiến doanh nghiệp mình hiệu quả
BA chuyên nghiệp khác doanh nghiệp ở chỗ họ có thể nắm được quy trình nhiều hệ thống khác nhau theo từng dự án, không giới hạn ở một mô hình kinh doanh cụ thể như doanh nghiệp
Chính xác là người quản lý phải đặt mình ở vị trí ở nhân viên để áp dụng giải pháp quản lý. E cũng đang gặp vấn đề y như này. Nhân sự cũ thuộc dạng low-tech, cả trẻ lẫngià, khi e thử nghiệm giải pháp SaaS để quản lý công việc thì họ gần như ko làm, vẫn quen làm việc theo một file excel dùng chung cực kỳ rối rắm, tiến độ công việc thì không chịu dùng chức năng quản lý tác vụ mà đơn giản là ghi tay vào quyển lịch bàn. Cuối cùng thằng đầu trò là e phải tự tạo task cho từng đầu việc của mỗi người và khuyến khích họ làm quen dần.
Em cũng có kha khá trải nghiệm về phần mềm, và có đào tạo bài bản về ISO 9001, soạn thảo qui trình phần mềm kế toán sản xuất, SAP- phần hành kho vận, EPR cho doanh nghiệp Logistic....thậm chí em còn biết tý ty về lập trình Foxpro..
Doanh nghiệp nào đã có CBNV được đào tạo bài bản về ISO, thì DN thuê viết phần mềm, hay mua phần mềm đóng gói sẽ sử dụng phần mềm hiệu quả cao. Ví dụ như khi trưởng nhóm viết qui trình sẽ dựa theo bảng miêu tả công việc của nhân viên, từ đó viết ra qui trình chính xác, đơn giản. mà viết được ra qui trình chính xác đơn giản thì đôi phần mềm họ dịch ra ngôn ngữ máy là xong.Cái khó nhất của một phần mềm lớn là các modul không xung đột với nhau, vì người viết qui trình cho một phần hành ( modul ) là trưởng của một bộ phận, và họ thường viết qui trình theo lợi ích riêng của bộ phận đó, việc này dẫn tới xung đột lợi ích, lúc ấy thì lại phải có một sếp lớn hơn ( thường là giám đốc ) đứng ra xử lý. Và đấy cũng là lý do tại sao nếu doanh nghiệp đã làm ISO thì sẽ hạn chế được việc này.
Vâng, em thấy doanh nghiệp nhỏ thì nên tìm tòi, vận dụng những phần mềm sẵn có (miễn phí hoặc thu phí hợp lý). Không thể chơi phần mềm may đo được mà đôi khi phải làm ngược lại: không đủ tiền để bắt phần mềm sửa theo mình thì thay đổi quy trình, nghiệp vụ của mình theo phần mềm.
Không đủ tiền làm một phần mềm ERP thì chịu khó ghép nối các phần mềm nhỏ lại. Nhất là xu hướng sắp tới là AI Agent thì em nghĩ cụ không nên tự lập trình các phần mềm nhỏ nữa mà nghiên cứu món này xem sao.
